Microsoft 365. Nivel 1

¿Qué es Microsoft 365? — Guía práctica y completa

Conceptos clave, diferencias con Office tradicional, aplicaciones incluidas, licencias y consejos para comenzar con seguridad y eficiencia.

Más que Word y Excel: una plataforma para trabajar, colaborar y proteger datos

Microsoft 365 combina aplicaciones de productividad, almacenamiento en la nube y servicios de seguridad para usuarios y organizaciones de todos los tamaños.

1. Definición breve y propósito

Microsoft 365 es una suscripción que da acceso a un conjunto integrado de aplicaciones (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...), servicios en nube (OneDrive, Exchange, SharePoint) y herramientas de colaboración (Teams), además de funciones de seguridad y administración. Su objetivo es facilitar la productividad colaborativa y proteger la información en entornos personales, educativos y empresariales.

2. ¿En qué se diferencia de Office (la versión clásica)?

• Modelo de suscripción vs licencia perpetua: Microsoft 365 se paga por suscripción (mensual/anual) e incluye actualizaciones continuas; Office 'tradicional' es una compra única sin actualizaciones de funciones.
• Servicios en la nube incluidos: OneDrive para almacenamiento, Exchange para correo y calendarios, SharePoint para intranets y Teams para colaboración en tiempo real.
• Gestión y seguridad centralizada: funciones para administradores (políticas, DLP, MFA, gestión de dispositivos), no disponibles en la versión offline básica.
• Colaboración en tiempo real: coautoría en documentos, chats y reuniones integradas — pensado para equipos distribuidos.

3. Componentes principales (qué incluye)

• Aplicaciones de Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote (desktop/web/mobile).
• Correo y calendario: Exchange Online (correo profesional con políticas y antispam).
• Almacenamiento y archivos: OneDrive para cada usuario + SharePoint para equipos y sitios.
• Comunicación y colaboración: Microsoft Teams (chat, videollamadas, reuniones, canales).
• Seguridad y cumplimiento: Azure AD (identidad), MFA, protección antimalware, DLP, etiquetas de sensibilidad.
• Herramientas adicionales: Power Platform (Power Automate, Power Apps), Forms, Planner, To Do y más según plan.

4. Tipos de planes y público objetivo

Microsoft ofrece planes orientados a particulares, pymes, grandes empresas y educación. A grandes rasgos:

• Planes personales/familia: acceso a apps y OneDrive para uso doméstico.
• Planes Business (Básico / Estándar / Premium): pensados para pymes, varían en apps instalables y funciones de seguridad.
• Planes Enterprise (E3, E5...): incluyen controles avanzados de seguridad, cumplimiento, análisis e integración empresarial.

(Nota: los nombres y detalles cambian con el tiempo; revisa el plan que mejor encaje con tus necesidades antes de contratar).

5. Ventajas clave

• Siempre actualizado: nuevas funciones y parches sin reinstalar el producto.
• Colaboración fluida: edición simultánea y control de versiones.
• Movilidad: acceso desde navegador, móvil o escritorio con sincronización.
• Escalabilidad: fácil añadir/retirar usuarios y ajustar licencias.
• Seguridad integrada: políticas centrales, control de acceso y protección de datos.

6. Riesgos y cómo mitigarlos (resumen práctico)

• Riesgo: cuentas comprometidas → Mitigación: activar MFA y políticas de contraseñas robustas.
• Riesgo: datos compartidos por error → Mitigación: etiquetas de sensibilidad y DLP.
• Riesgo: dispositivos no gestionados accediendo a recursos corporativos → Mitigación: conditional access y MDM/Intune.
• Riesgo: pérdida de datos por eliminación accidental → Mitigación: versionado en OneDrive/SharePoint y copias de seguridad.

7. Primeros pasos para usuarios (guía rápida)

1. Recibe la invitación / compra la suscripción y accede en https://portal.office.com.
2. Configura tu perfil y descarga las apps que necesites (o usa la versión web si prefieres no instalar).
3. Activa autenticación en dos pasos (MFA) desde tu cuenta (Auth app o llaves FIDO2 recomendadas).
4. Instala y configura OneDrive para hacer copias automáticas de tus documentos importantes.
5. Prueba Teams para crear un equipo, chat y una reunión de prueba con pantalla compartida.

8. Primeros pasos para administradores

• Accede al Centro de administración (admin.microsoft.com) y revisa usuarios, roles y licencias.
• Implementa políticas básicas: MFA obligatorio, bloqueo de descarga para invitados y elementos de retención si es necesario.
• Activa registros y alertas (audit logs) para detectar actividad inusual.
• Si gestionas dispositivos, configura Intune o la solución MDM que uses para aplicar control de acceso y postureo.

9. Buenas prácticas para sacar el máximo partido

• Usa plantillas y bibliotecas en SharePoint para documentos repetitivos.
• Automatiza tareas repetitivas con Power Automate (ej.: aprobaciones, notificaciones).
• Centraliza archivos en OneDrive/SharePoint y evita adjuntos múltiples por email.
• Forma a los equipos: pequeñas sesiones sobre coautoría, uso de Teams y buenas prácticas de seguridad.
• Revisa periódicamente las licencias para optimizar costes (quitar cuentas inactivas, cambiar planes si procede).

10. FAQ rápido

¿Necesito conexión a Internet? Sí para la mayoría de funciones en la nube y colaboración, pero las apps de escritorio permiten trabajo offline con sincronización posterior.

¿Puedo mezclar usuarios con Office clásico? Sí, pero la experiencia y características pueden variar; conviene estandarizar si buscas funciones avanzadas.

¿Cómo recupero un archivo borrado? Revisa la papelera de OneDrive o la papelera del sitio de SharePoint; la mayoría de elementos tienen versionado y periodo de recuperación.

11. Recursos y siguientes pasos

• Explora portal.office.com y crea una cuenta trial si quieres probar antes de comprar.
• Si eres administrador, documenta políticas básicas y realiza una prueba piloto con 5–10 usuarios antes de desplegar a toda la organización.