Microsoft 365. Nivel 2 (Exchange online)

Exchange Online explicado fácil

Cómo funciona el correo de Microsoft 365, qué ventajas ofrece, cómo se gestiona y qué debes saber para usarlo de forma segura y profesional.

El motor del correo en Microsoft 365

Exchange Online es el servicio que hace posible Outlook, calendarios compartidos, reglas, buzones profesionales y protección avanzada contra amenazas.

1. ¿Qué es Exchange Online?

Es el servicio en la nube que gestiona el correo electrónico, los calendarios, los contactos y las tareas en Microsoft 365. Sustituye a los antiguos servidores Exchange locales y ofrece:

    _ Correo empresarial con dominio propio.
    _ Calendarios compartidos.
    _ Reglas automáticas y buzones compartidos.
    _ Protección anti-spam y anti-phishing.
    _ Alta disponibilidad (99,9%).
    _ Sin mantenimiento de servidores.

Exchange es la base sobre la que trabaja Outlook, tanto en web como en móvil y escritorio.

2. Cómo se organiza el correo en Microsoft 365

Exchange almacena correos en buzones individuales y opcionalmente en buzones compartidos. Permite:

    _ Carpetas y subcarpetas.
    _ Reglas automáticas avanzadas.
    _ Búsqueda inteligente por contenido.
    _ Archivado automático.
    _ Carpetas “elementos recuperables” para evitar pérdidas.

El sistema de búsquedas es extremadamente rápido porque indexa todo en la nube.

3. Calendarios profesionales

El calendario de Exchange es uno de los más completos del mercado:

    _ Compartir disponibilidad con un clic.
    _ Reservas de salas de reuniones.
    _ Invitaciones a eventos.
    _ Integración con Teams para videollamadas.
    _ Notificaciones en todos los dispositivos.

En empresas, la gestión de recursos (salas, vehículos, equipos) se hace directamente desde Exchange.

4. Buzones compartidos

Los buzones compartidos permiten que varios usuarios gestionen un mismo correo (ej. soporte@empresa.com).

    _ No requieren licencia en muchos casos.
    _ Permiten envío “como” o “en nombre de”.
    _ Perfectos para atención al cliente o departamentos.
    _ Funcionan desde Outlook y Teams.

La administración se realiza desde el Centro de Administración de Exchange.

5. Políticas de retención y archivado

Exchange permite mantener correos durante años para cumplir normativas legales o auditorías:

    _ Archivado en línea (Online Archive).
    _ Políticas de retención automáticas.
    _ Borrado automático después de X años.
    _ Litigation Hold (retención legal).
    _ eDiscovery (búsqueda avanzada para auditorías).

Activar estas funciones protege contra eliminaciones accidentales o malintencionadas.

6. Seguridad integrada de Exchange

Exchange Online incluye varias capas para evitar amenazas:

    _ Filtros anti-spam y anti-phishing.
    _ Detección de remitentes falsificados.
    _ Bloqueos automáticos de dominios maliciosos.
    _ Protección de archivos adjuntos.
    _ Safe Links (con Defender).

Si se activa Defender para Office 365, la protección se multiplica con análisis en sandbox.

7. Gestión de dominios de correo

Para usar tu propio dominio en Microsoft 365 debes configurarlo correctamente:

    _ Registro TXT para verificar propiedad.
    _ Registros MX para recibir correo.
    _ SPF para validar servidores autorizados.
    _ DKIM para firmar digitalmente mensajes.
    _ DMARC para evitar suplantaciones.

La combinación SPF + DKIM + DMARC reduce muchísimo el phishing de tu dominio.

8. Buenas prácticas en Exchange Online

    _ Usar MFA en todas las cuentas con correo.
    _ Bloquear protocolos heredados (POP/IMAP).
    _ Revisar permisos de buzones compartidos.
    _ Evitar carpetas PST externas (se pierden).
    _ Activar retención legal en departamentos críticos.
    _ Supervisar alertas en el Centro de Seguridad.

Con estas medidas, Exchange Online se convierte en una plataforma de correo profesional, segura y fácil de administrar.