Microsoft 365. Nivel 2 (SharePoint)

SharePoint — Guía completa y sencilla

Cómo usar SharePoint para organizar documentos, crear sitios de equipo y trabajar en colaboración sin complicaciones.

SharePoint es el “cerebro” documental de Microsoft 365.

Permite almacenar archivos, compartirlos, crear sitios, automatizar flujos y trabajar en equipo desde cualquier dispositivo.

1. ¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una plataforma de colaboración para almacenar documentos y crear sitios internos para equipos o departamentos. Es el lugar donde viven realmente los documentos que luego se sincronizan con OneDrive.

    _ Almacén de archivos seguro.
    _ Sitios y páginas para comunicación interna.
    _ Documentos compartidos entre departamentos.
    _ Control avanzado de permisos.
    _ Versiones automáticas de cada archivo.
    _ Integración con Teams, OneDrive y Power Automate.

2. Tipos de sitios en SharePoint

SharePoint permite crear dos tipos principales de sitios:

    _ Sitio de equipo: pensado para colaboración, documentos, listas, tareas y contenido compartido.
    _ Sitio de comunicación: orientado a publicar información, noticias, anuncios o recursos estáticos.

Los sitios de equipo suelen vincularse a Microsoft 365 Groups y a Teams.

3. Bibliotecas de documentos

Las bibliotecas son el corazón de SharePoint: aquí se almacenan los archivos del equipo.

    _ Carpetas organizadas por proyectos, años o departamentos.
    _ Versiones automáticas para recuperar archivos antiguos.
    _ Compartir archivos con permisos personalizados.
    _ Editar documentos a la vez desde Word, Excel o PowerPoint.
    _ Metadatos para clasificar documentos (estado, tipo, cliente, etc.).

Todo lo que ves en Teams → “Archivos” está realmente en SharePoint.

4. Permisos: cómo funcionan

Uno de los puntos fuertes de SharePoint es su sistema flexible de permisos.

    _ Lectura → pueden ver pero no modificar.
    _ Edición → pueden crear, modificar y borrar.
    _ Control total → administradores del sitio.

Puedes asignar permisos a usuarios, grupos o incluso a enlaces específicos.

Consejo: mantén los permisos simples. Cuantos menos niveles y excepciones crees, más fácil será mantenerlo.

5. Versiones de archivos y papelera

SharePoint guarda automáticamente cada versión de un archivo, de forma que puedes:

    _ Recuperar versiones anteriores.
    _ Ver quién ha hecho cada cambio.
    _ Restaurar documentos borrados hasta 93 días.

Es prácticamente imposible perder un archivo si el sitio está bien configurado.

6. Automatizaciones y listas

SharePoint permite crear herramientas internas sin programar:

    _ Listas personalizadas para seguimiento de tareas o incidencias.
    _ Formularios personalizados con Power Apps.
    _ Flujos automáticos con Power Automate (avisos, aprobaciones, copias…).
    _ Páginas y noticias para el equipo.

Con estas funciones puedes construir pequeñas intranets o aplicaciones sencillas para uso interno.

7. Integración con Teams

Siempre que creas un equipo en Microsoft Teams, se genera automáticamente un sitio de SharePoint conectado a él.

    _ Los archivos de cada canal van a una carpeta distinta.
    _ Puedes abrir SharePoint desde “Archivos → Abrir en SharePoint”.
    _ Permite editar permisos más avanzados que desde Teams.

Teams es la “cara visible”; SharePoint es el sistema real que gestiona los archivos.

8. Buenas prácticas usando SharePoint

    _ Usa bibliotecas en lugar de carpetas profundas.
    _ No rompas la herencia de permisos si no es necesario.
    _ Añade metadatos para clasificar documentos.
    _ Crea sitios separados para cada equipo.
    _ Activa notificaciones para cambios importantes.
    _ Evita descargar archivos localmente si puedes editarlos online.

SharePoint funciona mejor cuando se mantiene ordenado y con permisos simples.